- Hovedfunktioner i faktureringsprogrammet
- Fordele ved at bruge et faktureringsprogram
- Hvordan man vælger et faktureringsprogram
- Konklusion
Hvad er et faktureringsprogram?
Faktureringsprogrammet er et sæt effektive midler, hvormed din virksomhed kan administrere faktureringsprocessen problemfrit. Det kan være tidskrævende og besværligt for både dig og din kunde at anvende andre traditionelle metoder til at fakturere kunderne. I stedet tilbyder et faktureringsprogram en endnu bedre måde at gå om disse transaktioner på.
Optimering af fakturerings- og betalingsindsamlingsprocessen med et faktureringsprogram fører til højere likviditet, større fleksibilitet og nøjagtighed i den finansielle prognose. Med andre ord hjælper et faktureringsprogram med at optimere den samlede proces fra fakturering til en opkrævning. Lad os se på, hvordan et faktureringsprogram tilføjer værdi til de overordnede forretningsprocesser.
Klik på billedet for at se en online demoversion af faktureringsprogrammet uden registrering:
Hovedfunktioner i faktureringsprogrammet
Faktureringsprogrammet indeholder følgende funktioner, som giver værdi til de overordnede forretningsprocesser:
Oprettelse og tilpasning af fakturaer
Fakturering er det første skridt i forhold til at blive betalt. Hvis dit faktureringssystem er effektivt, er der stor sandsynlighed for, at du bliver betalt rettidigt. Hvis der derimod er forsinkelse i faktureringsprocessen, er der en forventet forsinkelse i opkrævningen af betalinger, hvilket fører til længere tid til opkrævning af betalinger og en lavere likviditet.
Så hvis faktureringssystemet er effektiv og automatiseret, forventes det at fremskynde fakturerings- og betalingsindsamlingsprocessen. Faktureringssystemet er forbundet med et system til levering af e-mails. Så du kan sende fakturaer direkte til dine kunder og få besked, hvis der er et problem med leveringen.
Generering af rapporter og analyse
Et faktureringsprogram leverer omfattende rapporter og analyseværktøjer. Du får en simpel skærm, der hjælper med at analysere udestående fakturaer, forfaldne fakturaer og moms. Disse rapporter og analyser kan være yderst nyttige, når du skal indstille kreditgrænser og kreditperioder for specifikke kunder.
Tilbud
Et faktureringsprogram kommer med muligheden for at generere tilbud til kunderne. Programmet gør processen hurtig, effektiv og nem. Du skal blot sætte nogle detaljer ind, og så sendes tilbuddet inden for få sekunder. Hvis et tilbud åbnes af kunden, modtager du en meddelelse om åbningen. Når du udfører tjenester eller leverer produktet, kan tilbuddet hurtigt blive konverteret til en faktura og leveres til kunden.
Tilbagevendende faktura
Ved tilbagevendende fakturering er der tale om, at virksomheden løbende skal fakturere bestemte kunder fra tid til anden. For det meste forbliver handelsbetingelserne de samme. Faktureringsprogram giver mulighed for at oprette tilbagevendende fakturaer. Det betyder, at en faktura automatisk bliver genereret og sendt til kunden uden manuelle indtastninger. Derfor fremskynder det den samlede faktureringseffektivitet betydeligt. Endvidere kan betydningen af tilbagevendende fakturaer-funktioner være forskellig for forskellige virksomheder. For eksempel kan denne funktion være mere nyttig for udlejningsbranchen.
Håndtering af flere valutaer
Faktureringsprogrammet giver dig mulighed for at fakturere i flere valutaer. Du kan f.eks. fakturere kunde-A i DKK og kunde-B i EUR afhængigt af handelsvalutaen.
Fakturering, opkrævning af betalinger og skatterapportering
Rapporten hjælper med at få et overblik over den samlede faktureringsstørrelse, omfanget af betalingsopkrævningen og skattestatus for hver enkelt faktura. Det er specielt vigtigt for virksomheder, der opkræver moms. Da det gør det nemt at spore skatteforpligtelsen og beregne nettoskatteforpligtelsen/skatterefusionen.
Så implementeringen af faktureringsprogram kan være fordelagtig for virksomheden, da det kommer med følgende fordele.
Fordele ved at bruge et faktureringsprogram
Følgende er nogle af fordelene ved at bruge et faktureringsprogram for virksomheden:
Højere forretningseffektivitet
Implementeringen af faktureringsprogrammet fremskynder den samlede proces. Programmet har evnen til at udtrække relevante oplysninger, der er nødvendige for at generere en faktura så du ikke behøver at indtaste data manuelt.
Højere likviditet og cash flow
Faktureringsprogrammet har mulighed for at generere betalingspåmindelser for forfaldne fakturaer. Dette gør livet en del lettere. Betalingspåmindelser er med til at fremskynde inkassofunktionen. Den rettidige betalingsopkrævning fører til højere likviditet og tilgængelighed af midler. Dette er virkelig med til at forbedre forretningsfunktionerne.
Onlineadgang
Faktureringsprogrammet gemmer dine data på cloud-baserede servere. Det betyder, at du til enhver tid kan få adgang til dine faktureringsdata på din computer eller telefon. Det gør virkelig livet nemt, da du ikke længere behøver at åbne dine bordskuffer for at finde den specifikke faktura.
Forbedret virksomhedsimage
De fakturaer, der genereres af programmet, indeholder professionel formatering og layouts. Indholdet er korrekt præsenteret med hensyn til mængde, pris, betalingsbetingelser og andre detaljer. Derfor fører det til et godt image af virksomheden fra kundens perspektiv.
Nem revision
Fakturerings- og regnskabsoplysninger er gemt og organiseret i faktureringsprogrammet. Og organiserede regnskabsdata synes at være en velsignelse, når du har en liste over krav, som revisorerne har sendt dig. Set fra revisionens synspunkt er det let at spore specifikke transaktioner i faktureringssystemet. For eksempel kan du gå gennem tilbud, fakturaer og kreditnotaer på få sekunder. Det er med til at forbinde tingene og øge pålideligheden af dataene.
På samme måde betragtes nem fakturering og øget fleksibilitet som primære fordele ved at bruge et faktureringsprogram.
Højere sikkerhed
Faktureringsprogram-virksomheder tilbyder cloud-baserede servere. Det betyder, at dine organisatoriske data er sikret på deres højteknologiske servere, hvor it-professionelle og sikkerhedseksperter tager sig af dem via forskellige sikkerhedsprotokoller.
Hvordan man vælger et faktureringsprogram
Valget af faktureringsprogram afhænger af flere faktorer. Disse faktorer omfatter, men er ikke begrænset til, følgende:
- Overvej dine forretningsmæssige behov – Alle virksomheder er forskellige med hensyn til deres behov for regnskab og administration. Prøv først at forstå, om du har brug for faktureringsfaciliteter med begrænsede funktioner, eller om du har brug for at sende fakturaer i flere valutaer, og på en tilbagevendende basis osv.
- Tænk på den integration, der er nødvendig for at opfylde dine forretningsmæssige behov - Nogle virksomheder har komplekse processer og operationer og det kan være svært at håndtere dem manuelt. Så hvis dine forretningsbehov er komplekse, har du brug for et sofistikeret program og omvendt.
- Tag et kig på dit budget – Hvis du vælger et sofistikeret og komplekst program, kan priserne være højere og omvendt.
Desuden skal det bemærkes, at forskellige programmer har forskellige styrker. Nogle kan f.eks. være gode til behandling af betalingsdata, andre til automatisering og andre til detaljeret rapportering. Derfor er der behov for at matche dine behov med styrken i det program, der skal implementeres.
Kan vi gratis få et faktureringsprogram for små virksomheder?
De fleste faktureringsprogrammer tilbyder en gratis version til en ny virksomhed, og efterhånden som din virksomhed vokser, kan du nemt skifte til en betalt version. Vi anbefaler at vælge et gratis faktureringsprogram, der er nemt at bruge, og som kan understøtte din virksomheds vækst. Så behøver du ikke at skifte til et nyt faktureringsprogram i fremtiden. En ændring af et faktureringsprogram kan være dyrt i form af datamigration og implementering af andre proceduremæssige formaliteter.
Konklusion
Implementeringen af faktureringsprogrammet fører til højere forretningseffektivitet, automatisering, færre manglende betalinger, forbedret virksomhedsimage, højere likviditet, let regnskab og let revision. Det gør livet let for virksomhedsejere at administrere en virksomhed. Og det gode er, at grundlæggende funktioner i dette program, som at sende fakturaer, kan bruges gratis. Men når du har nået en vis tids-/arbejdstærskel, er der behov for at opgradere til premium-versionen.
De forskellige funktioner i faktureringsprogrammet omfatter oprettelse og tilpasning af fakturaer, afsendelse af påmindelser om betaling, generering af rapporter og analyser, behandling og registrering af betalinger, håndtering af regninger i flere valutaer og analyse af samlede indtægter/indbetalinger.
Leder du efter et faktureringsprogram? Prøv det gratis: