Tilbagevendende faktura

Tilbagevendende faktura: En dybdegående forklaring

Betydning af tilbagevendende faktura

En tilbagevendende faktura bruges af en virksomhed, når en kunde bestiller de samme produkter eller tjenester regelmæssigt med de samme vilkår og betingelser. Selvom tidspunktet for transaktionen kan være forskelligt, skal den være konsekvent og efter en bestemt periode.

En tilbagevendende faktura kan sendes dagligt, ugentligt, månedligt eller efter behov med en bestemt periodemæssig frekvens. På den tilbagevendende faktura forbliver alt indhold som produkt eller service, kundeinformation og moms det samme fra periode til periode.

For effektivt at kunne bruge tilbagevendende faktureringsmodellen skal begge parter (sælger og kunde) være enige om, at der ikke vil ske ændringer i handelsbetingelserne. Hvis der sker en ændring i vilkårene, skal de tilbagevendende fakturaer opdateres for at afspejle disse ændringer.

Hovedformålet med at sende tilbagevendende fakturaer er at forenkle faktureringsprocessen og samtidig mindske administrationsbyrden for det team, der håndterer faktureringen.

Lad os forklare det ved at give et eksempel. Lad os sige, at ABC Company leverer sikkerhedstjenester til en kommerciel bygning, som er under opførelse, til en aftalt pris på 25000 DKK om måneden. Det er fordelagtigt for ABC Company at bruge en tilbagevendende faktura, da vilkårene, såsom tjenester, priser og andre detaljer højst sandsynligt vil forblive uændrede. Derudover er der sandsynligvis behov for sikkerhedstjenester i en længere periode.

Detaljeret forklaring

At udstede fakturaer ser ud til at være en ret simpel administrativ proces. Dog kan en lille fejl have en betydelig indvirkning på den samlede forretningsproces. For at opnå en bedre forretningseffektivitet er der altid behov for at reducere den samlede tid til disse behandlingsfunktioner.

En tilbagevendende faktura kan bruges, når faste kunder i virksomheden regelmæssigt bestiller de samme produkter eller tjenester, og når indholdet af denne faktura er det samme som den foregående faktura. Der bør ikke være nogen ændringer i specifikationen eller mængden af produkter, men som nævnt før, hvis der er behov for det, kan den tilbagevendende faktura også opdateres for at afspejle eventuelle ændringer.

Følgende er nogle situationer, hvor tilbagevendende fakturaer kan være effektive:

• Leje af udstyr

  Det er logisk at bruge en tilbagevendende faktura i denne situation, da udstyr typisk lejes i en længere periode og faktureres månedligt. Desuden ændrer faktureringsbeløbet sig ikke ofte.

• Månedlig kontrakt

  I denne situation, hvor varer eller tjenester leveres eller udføres hver måned, kræver det generelt ikke nogen ændring af beløbet for varerne eller tjenesterne. Det er en fordel at bruge tilbagevendende fakturaer i denne situation, da det forenkler regningshåndtering og faktureringsopgaver.

• Kontingent for medlemskab

  At bruge tilbagevendende fakturaer til medlemskontingenter er praktisk, da medlemskontingenter opkræves efter faste intervaller.

• Vedligeholdelses- og sikkerhedstjenester

  Generelt udføres vedligeholdelse med regelmæssige intervaller, og på samme måde tilbydes sikkerhedskontrakter for længere regelmæssige perioder. Brug af tilbagevendende fakturaer i disse situationer er en fornuftig løsning, og det vil føre til lettere fakturahåndteringsprocesser.

Hvis din virksomhed er baseret på en indtægtsmodel, såsom et udlejningsfirma, et sikkerhedsfirma, et medlemskab eller periodisk markedsføring, så vil det være ideelt at bruge tilbagevendende fakturaer.

Det indhold eller de oplysninger, der er påkrævet for at oprette den tilbagevendende faktura, er mere, end hvad du typisk ville have brug for til en standardfaktura. Et ekstra trin er, at du bliver nødt til at indstille fakturahyppigheden, når du opretter den tilbagevendende faktura. Følgende indhold eller information er nødvendige for at kunne oprette den tilbagevendende faktura:

• Oplysninger om kunde.
• Aftalte vilkår for pris, mængde og andet.
• Frekvens for fakturering, afsendelsesmuligheder og andre relaterede oplysninger. I fakturasoftwaren kan du vælge at indstille alle de tilbagevendende fakturaer til automatisk afsendelse. Hvis der kræves godkendelse før afsendelse, har fakturasoftwaren også mulighed for at tage højde for dette. Det betyder, at du har mulighed for at vælge at sende en tilbagevendende faktura automatisk eller manuelt. Derudover kan du også have mulighed for at indstille sæsonbestemt fakturering.

Fordele ved at bruge tilbagevendende fakturaer

Følgende er nogle fordele ved at bruge en tilbagevendende faktura:

• Kontorarbejdet, som håndteres af faktureringsafdelingen, reduceres kraftigt, hvilket betyder, at man sparer tid og reducerer omkostningerne. Årsagen til dette er, at fakturasoftwaren er indstillet til automatisk afsendelse og håndtering af fakturaer.
• Rettidig fakturering er med til at sikre, at den overordnede faktureringsproces bliver styret korrekt. Denne rettidige opkrævning vil gøre det muligt at styre cash-flow og vil derfor bidrage til virksomhedens overordnede likviditet.
• Da fakturasoftwaren er meget præcis, mindskes risikoen for underfakturering.
• Da indholdet af fakturaen automatisk bliver kopieret fra den tidligere faktura ved hjælp af fakturasoftwaren, vil der være færre fejl, når tilbagevendende fakturaer produceres og sendes.
• Brugen af tilbagevendende fakturaer kan også have direkte indflydelse på det forhold, du har til dine kunder og klienter. Det skyldes, at ingen af parterne behøver at bekymre sig om at ændre priser og andre vilkår. Disse specifikationer er allerede besluttet. Fakturaer sendes altid rettidigt, uden risiko for manglende fakturaer. På den måde opbygges der bedre forretningsforbindelser og relationer, som efterlader et godt professionelt indtryk på din kunde.
• Ved brug af tilbagevendende fakturaer kan du forvente rettidige og hurtige betalinger fra din kunde. Fakturaer sendes på samme tidspunkt hver periode, for eksempel den 1. i hver måned. Dermed bliver kunden fortrolig med din faktureringscyklus, og det vil gøre dem mere tilbøjelige til at prioritere at betale dine fakturaer. Da kunden vil vide, hvilke betalinger der forventes at blive foretaget hver periode, vil der være tilstrækkelig tid til, at kunden kan betale rettidigt.
• Resultatet af at have denne rettidige betaling fra kunden er, at de tilbagevendende fakturaer vil føre til en forbedring af din virksomheds cash-flow.

Ulemper ved at bruge tilbagevendende fakturaer

Følgende er nogle af ulemperne ved tilbagevendende fakturaer:

• Tilbagevendende fakturaer varer ikke evigt. Der er et stærkt behov for at holde kunden engageret, ellers kan virksomheden miste alle sine tilbagevendende indtægter. Det, der synes at være mere udfordrende, er at være meget opmærksom på kundefastholdelse og kundeengagement.
• Det kan være svært for virksomheden at håndtere tilstrømningen af arbejde. Hvis virksomheden er lille og ikke kan skaleres, vil der kun være en begrænset brug af den tilbagevendende faktureringsmodel.
• Det kan være dyrt at forberede det tilbagevendende faktura-modul i fakturasoftwaren. Der skal foretages en cost-benefit-analyse, før man vælger dette.
• Der kan være problemer med at sikre overholdelse af tilbagevendende fakturaer.
• Hvis en kunde vælger at skifte til et andet abonnement, kan virksomheden blive nødt til at supplere de nuværende fakturering-moduler. Det vil føre til yderligere omkostninger.
• Koordinering fra et højere afdelingsniveau er nødvendig for succesfuldt at kunne anvende den tilbagevendende faktureringsmodel. Der kræves rettidigt input fra salgsafdelingen og de tekniske afdelinger, der udfører tjenesterne.

Tips til håndtering af en tilbagevendende faktureringsmodel

Følgende tips kan være brugbare til at håndtere systemet i en tilbagevendende faktura:

• Man skal sikre sig, at faktureringsfrekvensen er indstillet nøjagtigt.
• Man skal være særlig opmærksom på at holde sig opdateret med momssatsen. Hvis der sker ændringer i momssatsen, skal systemet straks opdateres for at sikre nøjagtig fakturering.
• Det er fornuftigt at lægge vægt på kundeengagement og fortsætte et godt forhold til kunden. Det vil sikre, at systemet med tilbagevendende faktura vil være langtidsholdbart.
• Enhver ændring af den tilbagevendende faktureringsmodel bør understøttes af kontraktmæssig autoritet. Ændringer i den tilbagevendende model skal afstemmes med kontrakten.

Konklusion

En virksomhed bruger en tilbagevendende faktura, når det samme produkt eller den samme service sælges til og leveres til en kunde efter regelmæssige intervaller. Dette system er fundamentet for den abonnementsbaserede medlemsvirksomhed. For at kunne bruge en tilbagevendende faktureringsmodel skal handelsbetingelserne være fastlagte. Hvis der sker en ændring, skal det afspejles i regnskabssystemet.

Virksomheder, der bruger den tilbagevendende faktureringsmodel, omfatter, men er ikke begrænset til, udlejning af udstyr, månedlige kontrakter, medlemskab, vedligeholdelse, sikkerhedstjenester og andet.

Der er mange fordele ved at bruge tilbagevendende fakturaer, såsom reduktion af tid og omkostninger for faktureringsafdelingen, forbedret cash flow-status, forbedret forhold til kunderne, effektiv betalingsinddrivelse og en reduktion af risikoen for underfakturering.

Men der er også betydelige udfordringer. Disse udfordringer er, at det er svært at håndtere en strøm af tjenester, sikre kundetilfredshed og engagement, og også det faktum, at et tilbagevendende faktureringsmodul kan kræve højere omkostninger.

Der er visse tips til at styre en succesfuld tilbagevendende faktura-model. Disse tips omfatter en passende fakturahyppighed, at holde sig opdateret om ændringer i skattepolitikken, at sikre kundetilfredshed og at sikre, at der er kontraktmæssig hjemmel til enhver ændring i vilkårene for den tilbagevendende faktura.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke virksomheder bør bruge tilbagevendende fakturaer?

Det er hensigtsmæssigt for virksomheder, der fakturerer kunder efter bestemte intervaller, at bruge tilbagevendende faktura-modellen. Hvis der er en vedvarende handel med kunderne på de samme vilkår og betingelser, vil den tilbagevendende faktureringsmodel være ideel at bruge.

Hvordan er automatisering relateret til tilbagevendende fakturaer?

Den tilbagevendende faktura er relateret til automatisering, fordi fakturaer med de samme vilkår automatisk sendes ud til kunden hver periode. Derfor er det ikke nødvendigt at skulle opdatere fakturaens indhold ofte.

Hvordan er kundetilfredshed relateret til tilbagevendende fakturaer?

Da fakturaer sendes ud rettidigt, uden at datoen overskrides, giver det indtryk af, at du er en professionel og pålidelig serviceudbyder samt forretningspartner. Det fører til større kundetilfredshed og vil styrke det langsigtede forretningsforhold og den tilknytning, du har til din kunde.

Er det udfordrende at håndtere en tilbagevendende faktureringsmodel?

Det kan være udfordrende at administrere en tilbagevendende faktureringsmodel. Nogle virksomheder er måske ikke i stand til at håndtere den tilstrømning af forretning, som den tilbagevendende faktureringsmodel kan medføre. Desuden kan det være svært at styre langsigtet kundetilfredshed og engagement, da omstændighederne konstant ændrer sig.

Andre typer af fakturaer:

• Momsfaktura: standardfaktura udstedt af en momspligtig
• Faktura for en ikke-momspligtig: Standardfaktura udstedt af en ikke-momspligtig virksomhed
• Proformafaktura: simpel betalingsanmodning
• Kreditnota: tilbagebetaling til en kunde