Fakturaer
- Hvad er en faktura?
- Et eksempel på en faktura med obligatoriske og valgfrie felter
- Typer af fakturaer
- Faktureringsværktøjer
Hvad er en faktura?
En faktura er et officielt dokument, som en virksomhed sender til sin kunde, når der er solgt produkter eller tjenester. Den angiver præcist, hvad der er solgt, og for hvor meget. Fakturaen bruges ofte som en betalingsanmodning og indeholder betalingsoplysninger. En god faktura skal være præcis og fri for unødvendige tilføjelser.
Et eksempel på en faktura med obligatoriske og valgfrie felter:
Der er kravene til en standard, veludformet faktura:
OVERSKRIFT - "FAKTURA"
Fakturaens overskrift skal tydeligt angive, at det er en faktura, da det gør det nemt for kunden at vide, hvad de modtager, og hvordan de skal håndtere det.
Oplysninger om fakturaen
Dette er de detaljer/sektioner, en ordentlig faktura skal have:
- Fakturanummer: Det hjælper med at spore fakturaen og holde orden i dit regnskab.
- Fakturadato: Det er den dato, fakturaen blev oprettet og sendt.
- Beskrivelse af de leverede produkter eller tjenester: Beskrivelsen skal være eksplicit og klart formuleret. Den skal også være så kortfattet som muligt. Der er ikke behov for lange service-/produktdetaljer.
- Oplysninger om produktantal: Udfyld det korrekte antal af alle leverede produkter.
- Enhedspriser: Angiv beløbene tydeligt. For at minimere risikoen for differencer på grund af afrunding anbefales det, at priserne afrundes til to decimaler af hensyn til bogføringen.
- Oplysninger om eventuelle rabatter: Angiv den præcise rabat, der gives, og for hvilke produkter eller tjenester den tilbydes.
- Subtotal pris: Det er det samlede beløb for alle tilbudte tjenester eller varer minus moms. Det er også det beløb, du anvender momssatserne på.
- Den anvendte momssats/momssatser: Momsen varierer fra produkt til produkt. Sørg for, at du er opdateret med de aktuelle momssatser.
- Det samlede momsbeløb: Beregn den samlede værdi af momssatserne, og angiv det tydeligt.
- Det samlede fakturabeløb: Dette er den samlede sum af alle de tilbudte produkter eller tjenester plus momssatser. Det er det endelige beløb, kunden skal betale. Sørg for, at det er korrekt for at undgå forsinket betaling.
- Firmaets navn: Dette skal være dit korrekte registrerede firmanavn.
- Firmaets forretningsadresse: Dette er den officielle adresse på dit firma.
- CVR-nummer: Dette er det nummer, din virksomhed fik tildelt, da den blev registreret.
- Kundens firmanavn: Dette er din kundes registrerede firmanavn.
- Kundens virksomhedsadresse: Dette er virksomhedens registrerede adresse.
- Kundens CVR-nummer: Sørg for, at du udfylder det korrekte CVR-nummer.
- Valuta: Dette er en nødvendig tilføjelse til fakturaen for at sikre, at der ikke opstår økonomisk forvirring.
Valgfrie felter
Disse sektioner eller detaljer kan tilføjes eller udelades afhængigt af dine præferencer:
- Forfaldsdato: Dette er den dato, hvor den samlede betaling forfalder.
- Sent gebyr: Dette er et ekstra gebyr for situationer, hvor kunden ikke betaler på forfaldsdatoen.
- Betalingsoplysninger: Dette er din virksomheds bankoplysninger eller enhver anden betalingsmulighed, du foretrækker. For eksempel banknavn, IBAN, SWIFT/BIC eller PayPal eller kontanter.
- E-mail adresse: Dette er din virksomheds officielle e-mail adresse.
- Telefonnummer: Dette skal være det officielle telefonnummer til din virksomhed.
- Betalingsreferencenummer: Dette er til sporing af betalingen.
- Kundenummer: De numre, der er tildelt til at spore forretningsaktiviteter med dine kunder.
Typer af fakturaer:
- Momsfaktura: standardfaktura udstedt af en momspligtig
- Faktura for en ikke-momspligtig: Standardfaktura udstedt af en ikke-momspligtig virksomhed
- Proformafaktura: simpel betalingsanmodning
- Kreditnota: tilbagebetaling til en kunde
- Tilbagevendende faktura: automatisk fakturering af en abonnent
Faktureringsværktøjer:
Yderligere tips til fakturering:
Når du sender en e-mail med en faktura til en kunde, er det en god idé at slutte af med et "tak". Det viser både høflighed og professionel venlighed. Det er velkendt, at man kan komme langt med at sige "tak", så hvis du gør det til en vane at tilføje det til dine fakturaer, vil det helt sikkert hjælpe din virksomhed med at vækste.
Sørg for, at hver eneste detalje i fakturaen er korrekt for at undgå forespørgsler fra dine kunder og unødvendigt besvær. Forkerte oplysninger om dine tjenester eller produkter kan føre til forsinket betaling, et dårligt forhold til kunderne og en generel negativ udvikling for din virksomhed.